HR Administration, die dich entlastet.
Ich unterstütze wachsende Unternehmen bei allen administrativen HR-Aufgaben - strukturiert, diskret und exakt nach deinen Vorgaben.
Damit Mitarbeiterthemen dich nicht ausbremsen, sondern im Hintergrund sauber laufen.
Kommt dir das bekannt vor?
- Arbeitsverträge, Änderungen und Bescheinigungen bleiben liegen
- HR-Aufgaben landen nebenbei auf deinem Tisch – ohne klare Struktur
- Mitarbeiteranfragen unterbrechen ständig dein Tagesgeschäft
- Für eine eigene HR-Stelle ist dein Unternehmen noch zu klein
- Du willst Aufgaben abgeben – aber brauchst jemanden, auf den du dich verlassen kannst
Genau hier setze ich an.
Was du von mir erwarten kannst - und was nicht
Ich unterstütze dich rein operativ bei administrativen HR-Aufgaben.
Das bedeutet:
Umsetzung nach deinen Vorgaben
Strukturierte und sorgfältige Bearbeitung
Zuverlässige Übernahme wiederkehrender Aufgaben
Wichtig zu wissen:
Ich biete keine arbeitsrechtliche Beratung und treffe keine strategischen HR-Entscheidungen.
Du bekommst keine Theorie, sondern saubere Umsetzung.
Wenn du jemanden suchst, der deine HR-Aufgaben zuverlässig im Hintergrund erledigt, bist du bei mir richtig.
So unterstütze ich dich im HR-Alltag
Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen nach Vorlage
- Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen
- Erstellung von Bescheinigungen und HR-Dokumenten
Mitarbeiteradministration
- Pflege von Personalstammdaten
- Vorbereitung von Unterlagen für Ein- und Austritte
- Unterstützung bei administrativen On- und Offboarding-Prozessen
Operative HR-Unterstützung
- Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen nach Vorgabe
- Vorbereitung von HR-Dokumentationen
- Strukturierung und Ablage von HR-Unterlagen
Laufende Entlastung
- Übernahme wiederkehrender administrativer Aufgaben
- Unterstützung im Tagesgeschäft
- zuverlässige Zuarbeit im Hintergrund
Kurz gesagt: Ich halte dir operativ den Rücken frei, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Für wen ist meine Unterstützung sinnvoll?
Ich arbeite mit Unternehmen, die:
- zwischen 10 und 50 Mitarbeitende haben
- im Wachstum sind und keine eigene HR-Abteilung aufgebaut haben
- zunehmend Personalthemen bewältigen müssen
- operative Aufgaben abgeben möchten, ohne eine feste Stelle zu schaffen
Wenn du merkst, dass HR dich Zeit kostet, die du nicht hast - passt es.
So arbeiten wir zusammen
In der HR-Administration geht es nicht um schnelle Lösungen, sondern um saubere Abläufe, die im Alltag funktionieren. Deshalb arbeite ich strukturiert, transparent und zuverlässig.
1. Gemeinsamer Überblick
Wir klären deine aktuelle Situation und definieren, welche Aufgaben du abgeben möchtest.
2. Klare Übergabe
Du gibst Vorgaben, Vorlagen und Prozesse vor - ich arbeite darauf basierend.
3. Zuverlässige Umsetzung
Ich übernehme die Aufgaben eigenständig im Hintergrund - sauber dokumentiert und nachvollziehbar.
4. Laufende Entlastung
Du gewinnst Zeit, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand.
Leistungspakete
Je nach Bedarf unterstütze ich dich einmalig beim Aufbau deiner HR-Strukturen oder laufend im operativen Tagesgeschäft. Alle Leistungen erfolgen strukturiert, zuverlässig und auf Basis deiner Vorgaben.
HR-Struktur aufbauen
Einmaliger Aufbau einer sauberen administrativen HR-Grundlage.
Geeignet für:
Unternehmen, die ihre HR-Administration erstmals sauber aufsetzen oder bestehendes Chaos ordnen wollen.
Leistungen:
- digitale Personalakten strukturieren
- Ablagesystem und Benennungslogik aufsetzen
- Fristenübersicht aufbauen
- administrative Onboarding-Checkliste erstellen
- wiederkehrende HR-Admin-Abläufe dokumentieren
HR Administration laufend
Geeignet für:
Unternehmen mit laufender Personaladministration, aber ohne eigene HR-Rolle.
Leistungen:
- Pflege von Personalstammdaten
- digitale Ablage und Pflege von Personalunterlagen
- Führung der Personalakten
- Fristenübersicht pflegen
- administrative Vorbereitung standardisierter Dokumente
- Pflege vorhandener Checklisten und Abläufe
HR Administration im Wachstum
Geeignet für:
Unternehmen mit regelmäßigen personellen Veränderungen, Onboardings und wachsendem Koordinationsbedarf.
Leistungen:
- alle Leistungen aus der Betreuung
- administrative Begleitung von Vertragsänderungen und Verlängerungen
- Fristen aktiv nachverfolgen
- administrative Onboarding-Unterstützung
- Rücklauf- und Dokumentationskontrolle
- administrative Prozesse strukturieren und dokumentieren
Projektbasierte Unterstützung
Geeignet für:
Einzelaufgaben oder temporäre Unterstützung
Neben meinen Leistungspaketen übernehme ich auch einzelne administrative HR-Aufgaben oder unterstütze bei kurzfristigem Bedarf.
Wenn du punktuell Unterstützung brauchst, melde dich gern und wir schauen gemeinsam, wie ich dich am sinnvollsten unterstützen kann.
Beschreibe mir kurz deine aktuelle Situation und wobei du Unterstützung brauchst.
Ich melde mich zeitnah bei dir zurück und wir klären, ob und wie eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.
Über mich
Ich bin Jessica und arbeite seit über zehn Jahren im administrativen Umfeld, davon mehrere Jahre im HR-Bereich.
Ich kenne die Realität in Unternehmen: HR-Aufgaben entstehen nebenbei, müssen aber trotzdem sauber und zuverlässig erledigt werden.
Genau hier unterstütze ich:
Ich übernehme administrative HR-Aufgaben strukturiert, sorgfältig und eigenständig - damit du den Kopf frei hast.
Mein Fokus liegt darauf, dir Arbeit abzunehmen - nicht darauf, zusätzliche zu schaffen.
Beruflicher Hintergrund
- HR Consultant bei einem IT Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen
- HR Administratorin bei einem internationalen Sicherheitsunternehmen
- HR Administrative Assistant bei einem IT Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen
- Assistenz der IT Abteilung eines großen Elektronik und Computer Herstellers
- Langjährige Erfahrung in Büroorganisation & Kundenservice
Ausbildung
- Kauffrau für Bürokommunikation
Tools & Systeme
- Microsoft 365
- Workday
- BCS
- Trello
- Zeugnismanager (z. B. Haufe)
- Canva
Sprachen
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (fließend)
- Spanisch (sehr gute Kenntnisse)
Arbeitsweise & Stärken
- Sehr strukturiert & sorgfältig
- Hohe Datenschutz- und Verantwortungskompetenz
- Hands-on-Mentalität
- Serviceorientiert und lösungsfokussiert
- Selbstständig und zuverlässig